Een externe trainingslocatie om een workshop te organiseren kan een goede keuze zijn. En dat kan veel verschillende redenen hebben. Zo kan je te weinig ruimte hebben op je eigen kantoor. Of je vind jullie eigen trainingsruimte misschien niet inspirerend genoeg. Wat de reden ook is: een externe locatie kan absoluut een positief effect hebben op de workshop. Deelnemers komen even uit de dagelijkse sleur, hebben frisse energie en zijn volledig geconcentreerd op de workshop.
Er zijn dus heleboel redenen waarom je kan kiezen voor een externe locatie. Maar dan komt de vraag: waar moet je op letten als je zo’n externe trainingslocatie zoekt? We weten uit ervaring dat dat best lastig kan zijn. Zelf zoeken we ook regelmatig externe trainingslocatie’s voor onze klanten. In dit artikel geven we je daarom vijf aandachtspunten om in ieder geval op te letten als je een locatie zoekt.
1: Hoe is de ligging van de locatie?
Laten we beginnen met een hele praktische overweging, maar tegelijkertijd ook een erg belangrijke. We hebben het over de ligging van de locatie. De ligging kan erg bepalend zijn voor wat jij wilt bereiken met de workshop. Ten eerste natuurlijk logistiek gezien: je wil dat de werknemers eenvoudig en snel bij de locatie kunnen komen.
Maar de ligging van de locatie moet ook in lijn liggen met de doelstelling van de workshop. Een voorbeeld: gaat de workshop over Mindfulness? Dan wil je niet midden in Amsterdam bij een tramlijn zitten, waar rust en stilte ver te zoeken is. Of wil je een workshop organiseren die te maken heeft met efficiency? Dan is het vreemd om eerst naar de andere kant van het land te moeten reizen om de workshop te volgen.
Maar hoe bepaal je of de ligging van de locatie goed is? Let op onderstaande punten:
Het doel van de workshop
Om wat voor workshop gaat het? Zoek een locatie die versterkend werkt op de inhoud van de workshop. Denk aan een rustige omgeving midden in de natuur voor een cursus mindfulness. Of een workshop improvisatie in een heus theater.
Reistijd
Hoeveel reistijd zijn de deelnemers kwijt? Wij hebben gemerkt dat voor veel mensen 1 uur wel echt het maximale is. Veel verder reizen voor een training wordt vaak niet juichend ontvangen. Zoek dus het liefste een fijne locatie bij jou in de buurt.
Bereikbaarheid
Is de locatie goed bereikbaar? Denk aan het OV, is er voldoende parkeergelegenheid, etc. Bespaar jezelf tijd en vraag dit gewoon direct aan de locatie zelf. Als het goed is kunnen zij je hier direct alles over vertellen.
2: Wat is de capaciteit van de locatie?
Wat voor sessie ga je organiseren? Is het een workshop voor 10 man? Dan vraagt dat andere dingen als een sessie waar 70 man aan deelnemen. En wil je ze daarbij netjes in de schoolbanken hebben? Of wordt het een losse sessie waarbij iedereen blijft staan?
Je raadt het misschien al, maar de capaciteit van de locatie is een van de belangrijkste zaken waar je rekening mee moet houden. Denk van tevoren goed na over de ruimte die je nodig hebt. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:
Hoeveel deelnemers doen er mee?
Hoeveel deelnemers wil je mee laten doen aan de workshop? Bepaal dat van tevoren. Houd daarbij in je achterhoofd dat het aantal deelnemers van invloed is op de aard en diepgang van de sessie. Minder deelnemers betekent doorgaans meer persoonlijke aandacht en dus een hoger leerrendement.
Wat voor workshop ga je organiseren?
Ga van tevoren na wat voor soort workshop het gaat worden. Wij adviseren je hier ook over. Sommige workshops zijn actiever dan andere workshops. Vervolgens kan je met die informatie navraag doen bij de locatie. Zij kunnen je dan vaak direct vertellen of er genoeg ruimte is om de workshop te faciliteren.
3: Hoe inspirerend is de locatie?
Heb je de keuze gemaakt voor een externe locatie? Dan speelt waarschijnlijk ook een rol dat je een inspirerende, mooie locatie wil regelen voor de workshop. Een omgeving die bijdraagt aan de motivatie en aan het resultaat. Het mooie is: in Nederland barst het van de schitterende locaties. Maar dat kan de keuze natuurlijk ook moeilijker maken. Wellicht helpen deze twee tips je verder op weg in de zoektocht naar een inspirerende plek:
Denk uit je comfortzone
Denk uit je comfortzone! Je zal je verbazen over de variatie aan locaties voor een training of workshop. Want dat gebeurd tegenwoordig echt niet alleen meer in zaaltjes met tl-licht. Inspirerende locaties vind je tegenwoordig overal. Zo zijn er theaters, musea, restaurants, werfkelders en woonboten beschikbaar. Brainstorm hier eens een kwartiertje over en ga vervolgens aan de slag met Google.
Wie vraagt heeft de halve wereld
Gebruik in jouw zoektocht vooral je netwerk. Vraag eens op LinkedIn of jouw connecties een trainingslocatie kunnen aanbevelen. De leukste ideeën komen dan vanzelf naar je toe.
4) Waar moet je aan denken als het gaat om faciliteiten?
Elke trainer werkt op een andere manier. De één gebruikt graag een flip-over, de ander vindt het fijn als er geluidsversterking aanwezig is. Iedere workshop komt nu eenmaal met zijn eigen facilitaire vereisten. En dat is alleen maar positief, want al die zaken dragen bij aan het succes van de workshop.
Organiseren wij de workshop voor jullie? Dan heb je hier weinig omkijken naar. Wij nemen al het trainingsmateriaal namelijk mee. De locatie hoeft daarom alleen nog de apparatuur en andere algemene zaken in huis te hebben. Doorgaans gaat dat om een beamer en voldoende tafels en stoelen. De rest regelen wij.
5: Wat wordt er precies voor je geregeld?
Elke locatie regelt de zaken anders. De meesten willen je natuurlijk een goed verzorgde dag geven, maar in de praktijk verschilt het enorm wat er onder een ‘goed verzorgde dag’ wordt verstaan. De ene locatie vindt koffie en thee voldoende, terwijl de andere locatie een heerlijke lunch voor je regelt. Laat je dus informeren wat je allemaal krijgt voor de investering die je maakt.
Vraag gerust gedetailleerde offertes op waarbij je om extra uitleg vraagt. Zodat de locatie je precies kan vertellen wat bijvoorbeeld het luncharrangement inhoudt. Heb je zelf nog wensen die belangrijk zijn om mee te nemen? Geef dit dan direct aan bij de offerteaanvraag zodat je direct een compleet beeld krijgt.
Willen jullie een workshop volgen?
Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Job Education biedt meer dan 50 verschillende incompany workshops, die we ook kunnen organiseren op een externe locatie. En als je daar behoefte aan hebt kunnen we je ook nog eens helpen in de zoektocht naar de perfecte plek. Dat scheelt jou een hoop tijd.
Wil je sparren over de perfecte invulling van jullie workshop? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.
