Inhoudsopgave
Efficiënt e-mailen wordt steeds belangrijker. Zeker in het huidige werkklimaat, waarin je om moet gaan met een groeiend aantal bronnen van informatie en verschillende taken. Dat zorgt ervoor dat het organiseren van je werk steeds belangrijker wordt. Je inbox is daar een belangrijk instrument voor.
Staat jouw inbox vol met ongelezen en onbehandelde berichten en kom je er maar niet doorheen? Vergeet je met enige regelmaat dat je nog op een mail moet reageren? Kortom: is je inbox niet op orde? Dan zal je direct merken dat dat invloed heeft op je werk.
In het artikel ‘5 valkuilen voor mensen die effectief met mail om willen gaan’ gaven we je tips voor meer grip op je inbox. In dit artikel zoomen we in op de voordelen die je hiermee behaalt.
De voordelen van meer grip op je inbox
Grip op je mail zorgt niet alleen voor een mooi opgeruimde inbox. Het brengt je veel meer voordelen. We beschrijven er zeven.
Voordeel 1: Je gaat efficiënter werken
Eén van de gouden regels voor grip op je inbox is dat je op vastgezette tijden je e-mail checkt. En dat systeem heeft zo zijn voordelen. Doordat je op een vast moment je e-mail checkt ben je er niet constant mee bezig. Dat geeft je genoeg ruimte (zowel in tijd als mentaal) om ‘je echte werk’ af te kunnen krijgen. Je werkt daardoor direct efficiënter.
En heb je vervolgens zo’n moment waarop je jouw inbox bekijkt? Dan doe je dit ook op een zo efficiënt mogelijke manier. Alles wat je direct kunt afhandelen, handel je af. Alles waar je nog geen actie op kunt ondernemen plaats je in de daarvoor bestemde mappen.
Voordeel 2: Je hebt meer rust in je hoofd
De notificaties staan uit, je inbox is opgeruimd, er is een overzichtelijke mappen structuur en je hebt geen losse eindjes meer open staan. Een opgeruimde inbox zorgt voor een opgeruimd gevoel. Je hoeft je niet of nauwelijks druk te maken over je mail. Hoe fijn is dat?
De mens heeft de neiging om alles te willen onthouden. Dat betekent dat je werkt vanuit je hoofd. Maar helaas is ons hoofd hier helemaal niet op ingericht. Met een goed ingerichte mailbox hoef je dus niet constant meer aan losse eindjes te denken.
Voordeel 3: Je start en eindigt met een prettig gevoel
Je opent in de ochtend je mailbox en bovenop de 100 mails die je al had zijn er nog eens 50 nieuwe mails bijgekomen. Je begint de dag gevoelsmatig meteen met een 1-0 achterstand. Herken je dat?
Met grip op je inbox is dat verleden tijd. Doordat je in control bent over je e-mail start je dagelijks met een prettig gevoel je mailsoftware op. Je ervaart rust omdat je weet dat je niets belangrijks mist en alles wat belangrijk is goed kan terugvinden. Aan het einde van de dag heb je altijd een opgeruimde inbox en sluit je met een goed gevoel af. Dit heeft een erg positieve invloed op je werk/privé balans.
Voordeel 4: Je bent productiever
Een van de aspecten van grip op je mail is dat je direct besluit wat je met een mail gaat doen. En omdat je dat doet wordt je productiever.
Je verwijdert, archiveert, verwerkt of delegeert. Zo ga je veel sneller door je mail heen omdat je precies weet welke actie je uit moet voeren. Zo werk je gelijk een hele bulk aan mail weg. Lekker productief.
Voordeel 5: Je mist nooit meer een deadline
Geen verloren mails in je inbox, geen zoekgeraakte belangrijke mails en geen ‘per ongeluk gelezen berichten’ die je eigenlijk niet echt hebt gezien. Omdat je alle informatiestromen onder controle hebt zal je nooit meer een deadline missen.
Voordeel 6: Je kunt alles in no time terugvinden
Wil je grip op je inbox? Dan maak je niet gebruik van talloze verschillende mapjes. En omdat er maar een paar mappen zijn vind je alles binnen no time weer terug. Dat scheelt je ontzettend veel tijd en frustratie. Want hoe vervelend is het als je een half uur zoekt naar die ene mail van die ene collega?
Voordeel 7: Je hebt meer tijd voor belangrijkere taken
Wat een tijd houd jij over! Elke dag besteed je maar een half uurtje van je tijd aan mail. En bijkomend voordeel: omdat je zelf minder tijd besteed aan het beantwoorden van mail, ontvang je ook minder mail retour. Zo draag je bij aan het reduceren van overbodige mails. Je collega’s zullen je dankbaar zijn, want zo houdt iedereen meer tijd over om het belangrijke werk te doen.
Ben jij overtuigd van de voordelen die je kunt behalen met meer grip op je inbox?
Klinkt goed, toch? Zoveel voordelen met eigenlijk maar een minimum aan inspanning. Je hoeft alleen maar te werken aan de grip op je inbox.
En wij begrijpen ook: voor de een is dat makkelijker gedaan dan voor de ander. Sommigen werken nou eenmaal van nature iets gestructureerder dan anderen. Maar ook voor de niet-gestructureerden onder ons: iedereen kan verbeteringen halen op het gebied van e-mail.
Hoe je die verbetering haalt? Daar helpen we je graag bij. Willen jij en je collega’s meer leren over dit thema, bekijk dan onze incompany workshop Baas in eigen inbox eens.
