Herken je dat? Je hebt voor vandaag een hele planning gemaakt met werkzaamheden die je écht af wilt maken. Maar helaas: aan het einde van de dag sluit je af met een ontevreden gevoel. Bijna geen enkele taak op je lijst is gedaan. Continu kwamen er vragen en opdrachten via de mail binnen. Wil je even? Maak je even? Heb jij voor mij? Je laat je dag bepalen door wat er gebeurt in je inbox. Maar wees gerust: je bent niet de enige.
Wist je dat we 28% van onze tijd besteden aan e-mail?
Het is nog niet eens zo lang geleden dat e-mail werd geïntroduceerd op de werkvloer. Pas in 1995 werd het breed beschikbaar voor het grotere publiek. Inmiddels is het niet meer weg te denken. Eigenlijk weten we niet beter dan dat je mail overal voor gebruikt. Uit een onderzoek van McKinseay Global institute analysis blijkt dat we maar liefst 28% van onze tijd besteden aan het beantwoorden van e-mail.
Ook de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) heeft onderzoek gedaan naar het gebruik van mail op de werkvloer. Een groot gedeelte van het kantoorpersoneel ontvangt maar liefst 50 tot 100 mails per dag! Geen wonder dat we stress ervaren. Het mag duidelijk zijn dat er een efficiëntieslag te behalen valt.
Wat zijn de 5 valkuilen voor mensen die effectief met e-mail om willen gaan?
Je probeert wel efficiënt met je tijd om te gaan, maar door de constante stroom aan mail blijkt dit lastiger gedaan dan gedacht. Waar komt dat door? In welke valkuilen trappen de meeste mensen?
Valkuil 1: Je e-mail gebruiken als to-do-lijst
We komen het zo vaak tegen! De mail wordt gebruikt als to-do-lijst. Alles wat in de inbox staat, daar moet ‘iets’ mee gebeuren. Met als gevolg dat je elke mail die binnen komt direct leest. Vervolgens denk je al na over wat je er mee moet gaan doen. Maar toch laat je het nog even staan om later op te pakken. Het resultaat: bij elke volgende mail zie je de eerste weer staan. Zo blijf je constant dezelfde mails terugzien totdat je er wat mee hebt gedaan. Je begint de inbox dus te gebruiken als jouw leidraad voor de dag.
Tegelijkertijd werkt het niet efficiënt omdat er ook berichten in staan waar je niet direct iets mee kunt. Door het constant opnieuw te lezen ben je extra veel tijd kwijt. Het gaat steeds door je hoofd en je kunt het niet afronden. Elke ochtend open je weer de mail en begin je al met een achterstand door alle onafgewerkte taken.
Valkuil 2: Elke mail verdient een antwoord
We zien veel mensen hun inbox gebruiken als een soort chat. Vragen worden over en weer gesteld en elke mail krijgt antwoord. Zelfs als er geen vraag wordt gesteld antwoord je toch, zodat de verzender weet dat je het wel hebt gezien. Korte vragen, mails die om extra duidelijkheid vragen, zelfs als je in de cc wordt vermeld vind je het wel zo netjes om te antwoorden. Maar stel jezelf eens de vraag: Heeft elke mail echt een antwoord nodig?
Valkuil 3: Je biedt graag een helpende hand
Een collega stuurt je een mail, dus het zal wel belangrijk zijn. Direct maar even oppakken want dan kan zij ook weer verder! Zo vind je elke mail even belangrijk en wordt het lastig om prioriteiten te stellen. Als je elke mail prioriteit geeft kom je sowieso tijd te kort. Kan de collega echt niet zonder jouw antwoord, of denk je dat alleen maar? Wat zou er gebeuren als jij je eigen taken prioriteit geeft en de mail laat wachten tot de volgende dag?
Valkuil 4: Er mist structuur
Heb jij je weleens verdiept in het programma waar je mee werkt? Is het Outlook, Gmail, of een andere mail provider? Elke inbox is zo in te richten dat deze voor jou gaat werken in plaats van andersom. Er mist waarschijnlijk nog structuur in jouw inbox.
Structuur kun je bijvoorbeeld aanbrengen door mappen aan te maken voor verschillende soorten mail. Mails blijven dan niet meer oneindig in je inbox staan, zodat je continu wordt herinnerd aan het feit dat je er nog iets mee moet. Daarnaast kun je ze ook gemakkelijk weer terugvinden. Denk bijvoorbeeld aan een actiemap, een archiefmap en een in afwachting map. Vanuit de inbox verdeel je alle berichten over de mappen. Zo blijft je inbox mooi leeg en creëer je rust voor jezelf.
Valkuil 5: Fear of missing out
Je bent net bezig met het schrijven van een belangrijk rapport en je wilt eigenlijk niet gestoord worden. Toch gaat je aandacht steeds naar de pop-up onderin je scherm. Weer een nieuw bericht. Snel even kijken dan. Want stel je voor dat het een belangrijke mededeling is. Voor je het weet zit je weer helemaal in alle berichten en heb je aan het eind van de dag nog steeds het rapport niet afgekregen.
Dit fenomeen heet FOMO, oftewel Fear Of Missing Out. Dit komt bij veel medewerkers voor. FOMO is een slechte raadgever: in de praktijk komt het maar zeer zelden voor dat je een e-mail direct moet lezen. Waarschijnlijk is het ook prima als je hem pas over een uur of twee open klikt.
Hoe blijf jij je inbox de baas?
Herken jij jezelf in de bovenstaande valkuilen hierin? Met de volgende tips helpen we je vast op weg om je werk wél af te krijgen. Ga de uitdaging aan en merk direct verschil:
- Vraag jezelf af: moet ik dit wel via de mail vragen? Hoe minder je zelf mailt, hoe minder je ook terugkrijgt. Voor je het weet ben je weer aan het ‘chatten’ via de mail en heb je voor elke mail 10 stuks terug. Pak eens de telefoon als het om kleine vragen gaat. Of loop eens naar je collega. Zo kom je gelijk achter je beeldscherm vandaan en heb je direct een pauzemoment. Een win-win situatie.
- Laat je mail eens een dag met rust. Stel een out-of-office in met een bericht dat je vandaag niet bereikbaar bent per mail. Als er dringende zaken zijn weten ze je wel op een andere manier te vinden! De rest kan wachten tot morgen.
- Verdiep je eens een dagdeel in jouw mailprogramma. Wat zijn de mogelijkheden om de inbox meer gestructureerd te maken? Misschien kun je mappen aanmaken, of vind je het werken met labels fijn. De tijd die je hierin investeert ga je in de toekomst dubbel en dwars terug verdienen.
Volg onze incompany workshop Baas over eigen inbox
Willen jij en je collega’s meer tijd overhouden voor het echte werk? Dat begrijpen we, want niks is zo vervelend als je werkplek verlaten met een uitpuilende inbox en nog steeds een gigantische to-do lijst. Tijdens de incompany workshop baas in eigen inbox leer je waar jouw valkuilen liggen en ga je direct praktisch aan de slag met jouw eigen inbox.
Het resultaat? Je inbox is gestructureerd, je gebruikt mail waar het voor bedoeld is en je houdt tijd over voor jouw eigen to-do-lijst. Dat is pas prettig werken.
