Waarom je team na een workshop enthousiast is, maar er niets duurzaams uitkomt

De workshop zit erop en de reacties zijn enthousiast. Deelnemers hebben een nieuwe aanpak uitgeprobeerd, ervaringen gedeeld en bedacht hoe ze die in hun werk kunnen gebruiken. Ze vertrekken met zin om ermee aan de slag te gaan.

Maar dan begint de gewone werkweek. De agenda loopt vol, deadlines dienen zich aan en op drukke momenten is de vertrouwde werkwijze toch het makkelijkst. Voor je het weet, verdwijnen de ideeën uit de workshop naar de achtergrond.

Herken je dit? Dan betekent dat niet automatisch dat de workshop niet goed was of dat medewerkers onvoldoende gemotiveerd zijn. Om nieuw gedrag ook op de werkvloer vol te houden, is namelijk meer nodig dan één inspirerende trainingdag. In dit artikel lees je waarom het geleerde vaak zo snel naar de achtergrond verdwijnt en wat HR, leidinggevenden, trainers en medewerkers kunnen doen om ervoor te zorgen dat een workshop ook op de langere termijn resultaat oplevert.

Tijdens een workshop is er alle ruimte om stil te staan bij wat er anders kan. Medewerkers oefenen met nieuwe manieren van werken, wisselen ervaringen uit en maken concrete afspraken. Op dat moment voelt verandering vaak logisch en haalbaar.

Terug op de werkvloer is die ruimte er veel minder. Deadlines, vragen van klanten en volle agenda’s vragen direct de aandacht. In zo’n situatie vallen mensen al snel terug op wat ze gewend zijn. Niet omdat de workshop niet goed was of de motivatie ontbreekt, maar omdat nieuw gedrag tijd en herhaling nodig heeft.

Al meer dan honderd jaar geleden ontdekte de Duitse psycholoog Hermann Ebbinghaus iets dat nog steeds klopt: zonder herhaling verdwijnt nieuwe informatie razendsnel weer uit het geheugen. Al na een paar dagen ben je een groot deel vergeten van wat je hebt geleerd, als er niets mee gebeurt.

Zonder herhaling blijft na verloop van tijd vooral de algemene indruk van een workshop of training hangen. Medewerkers weten bijvoorbeeld nog dat ze iets hebben geleerd over feedback geven, maar kunnen de besproken aanpak of voorbeeldzinnen niet meer precies terughalen. Door de inhoud regelmatig te herhalen en toe te passen, blijft deze beter beschikbaar.

Een workshop vindt vaak plaats buiten de dagelijkse werkomgeving. Dat geeft medewerkers de ruimte om stil te staan bij hun manier van werken en te oefenen met nieuw gedrag. De uitdaging ontstaat zodra zij terugkeren naar de werkvloer, waar deadlines, vaste gewoontes en onverwachte situaties weer de aandacht vragen.

Een verkoper kan tijdens een training bijvoorbeeld leren om in een lastig klantgesprek eerst door te vragen, in plaats van direct met een oplossing te komen. Zodra een geïrriteerde klant snel een antwoord verwacht, is de kans groot dat de verkoper toch terugvalt op zijn vertrouwde aanpak. Nieuw gedrag vraagt in het begin namelijk bewuste aandacht, terwijl bestaande gewoontes bijna automatisch gaan.

Juist na de workshop is het belangrijk om aandacht te blijven besteden aan wat er is geleerd. HR, de trainer, de leidinggevende én de medewerkers hebben ieder een eigen rol in het vasthouden en toepassen van het nieuwe gedrag.

Een volledige trainingsdag kan praktisch zijn, maar biedt weinig ruimte om het geleerde tussendoor toe te passen. Verdeel de workshops daarom, waar mogelijk, over meerdere kortere sessies. Laat deelnemers in de tussenliggende weken oefenen met een situatie uit hun eigen werk en bespreek tijdens de volgende bijeenkomst wat goed ging en waar ze tegenaan liepen.

Plan daarnaast vooraf al een terugkommoment, bijvoorbeeld vier tot zes weken na de laatste sessie. Zo worden herhaling en opvolging een vast onderdeel van het traject.

Laat deelnemers oefenen met situaties die zij in hun werk echt tegenkomen. Vraag hen daarom vooraf om een eigen casus mee te nemen, zoals een lastig gesprek dat binnenkort plaatsvindt of een terugkerende situatie met een klant. Zo sluit de oefening beter aan op de praktijk en kunnen deelnemers het geleerde na de workshop direct toepassen.

Als leidinggevende hoef je niet bij de workshop aanwezig te zijn om betrokken te blijven. Vraag medewerkers na afloop kort te delen wat zij hebben geleerd en welk actiepunt zij willen toepassen. Kom hier tijdens de eerstvolgende teamoverleggen regelmatig op terug: wat lukt al en waar lopen zij nog tegenaan? Zo blijft het geleerde onder de aandacht, zonder dat het als controle voelt.

Een foto van de flip-over is voor jezelf, en verdwijnt daarom ook het snelst. Stuur in plaats daarvan, dezelfde dag nog, een kort berichtje aan je manager met de twee of drie dingen die je concreet anders gaat doen. Dat kost twee minuten en het effect is groot: zodra iemand anders het weet, is de kans veel groter dat je er ook echt mee verdergaat en heeft je manager iets om drie weken later naar te vragen.

Een positieve evaluatie zegt vooral iets over hoe deelnemers de workshop of trainingsdag hebben ervaren. Kijk daarom na een aantal weken opnieuw naar het doel van de workshop: is het nieuwe gedrag terug te zien in overleggen, samenwerkingen of klantgesprekken? Bespreek dit bijvoorbeeld tijdens een individueel gesprek of teamoverleg. Zo meet je niet alleen de ervaring, maar vooral wat de workshop in de praktijk heeft veranderd.

• Als manager: reserveer tijdens het volgende teamoverleg een paar minuten om terug te komen op de gemaakte afspraken. Vraag wat al goed gaat en waar medewerkers nog tegenaan lopen.
• Voor HR en L&D: controleer of er na de laatste training een terugkommoment is gepland. Is dat niet het geval? Plan dit dan alsnog in.
• Als deelnemer: kies één actiepunt waarmee je aan de slag wilt en deel dit met je leidinggevende. Zo wordt het makkelijker om er later samen op terug te komen.

Een workshop krijgt pas echt waarde wanneer het geleerde ook daarna aandacht blijft krijgen. Door afspraken vast te leggen, ruimte te maken om te oefenen en regelmatig te bespreken wat wel en niet lukt, krijgt nieuw gedrag de kans om onderdeel te worden van het dagelijkse werk.