Een stappenplan om effectiever en efficiënter te vergaderen

Wat is een van de grootste ergernissen van werknemers in organisaties? Nutteloze vergaderingen. Niemand wordt blij van urenlange sessies waarin iedereen wegdommelt, er geen duidelijke agenda is en er amper besluiten worden genomen. Wanneer de vergaderingen voortdurend ineffectief en inefficiënt zijn, krijgt het woord vergaderen zelfs een vieze bijsmaak.

Dat is jammer, want door goed te vergaderen kun je als team veel bereiken. Efficiënte vergaderingen verhogen de productiviteit en de prestaties. Bovendien wordt het teamgevoel versterkt en dat maakt de samenwerking soepeler en leuker.

Maar hoe kun je als team effectiever en efficiënter vergaderen? Hieronder delen we een stappenplan met tips om de vergaderingen goed te laten verlopen. Ook noemen we een interessante workshop, mocht je met je team actief aan de slag willen met de kunst van vergaderen.

Hieronder vind je een stappenplan voor goed vergaderen:

Hoe cliché het ook klinkt, zonder de juiste voorbereiding valt de vergaderefficiëntie in het water. Bedenk eerst of de vergadering echt nodig is. Soms is het voldoende om even langs het kantoor van een collega te lopen om te overleggen. Is een vergadering de beste optie? Dan is verstandig om niet het hele team uit te nodigen, maar alleen de mensen die een bedrage kunnen leveren aan het overleg. Daardoor verloopt de vergadering doorgaans een stuk effectiever en efficiënter.

Maak een heldere agenda waarin je puntsgewijs de onderwerpen noteert die aan bod komen. Vergeet daarbij niet om de bespreking van de voortgang van de actiepunten uit de vorige vergadering te vermelden. Zorg vervolgens dat alle aanwezigen de agenda in handen krijgen. Iedereen heeft dan de tijd om zich voor te bereiden en mensen kunnen eventueel nog input leveren.

Wanneer alle medewerkers op hun telefoon turen is het niet mogelijk om efficiënter en effectiever te vergaderen. Het lijkt wellicht handig om tijdens de vergadering binnenkomende mailtjes en appjes te lezen, maar het leidt vooral af en het is niet netjes naar je collega’s toe. Het beste is om de telefoons uit te zetten, zodat iedereen zich op het gesprek kan richten.

Bepaal met elkaar wie de vergadering voorzit. De voorzitter opent de vergadering met bijvoorbeeld een nieuwtje of een succes. Dat creëert meteen een motiverende en positieve vergadersfeer. Ook zorgt de voorzitter ervoor dat elk agendapunt wordt behandeld en dat er een idee, actiepunt of besluit uit voortkomt. Daarnaast waakt de voorzitter over de tijd en houdt hij of zij in de gaten of iedereen die wil aan het woord komt.

De notulist neemt zelf niet deel aan de discussies, maar luistert goed en schrijft alles beknopt op: dat wat besproken is en uiteraard ook de actiepunten met de verantwoordelijke teamleden erbij. De notulist zorgt er ook voor dat de notulen bij elke deelnemer terecht komen zodat iedereen op de hoogte is.

Goed vergaderen doe je samen. Creëer als team een veilige omgeving waarin iedereen de kans krijgt om zijn of haar mening te uiten. Luister naar elkaar, laat elkaar uitpraten en val iemand niet persoonlijk aan. Wanneer er een gezonde interactie is tussen teamleden, stijgt de betrokkenheid, de aandacht en de effectiviteit van de vergadering.

Probeer elk agendapunt goed af te sluiten voor je naar het volgende punt gaat. Daarbij is het belangrijk om de actiepunten en besluiten die voorvloeien uit de bespreking op te volgen. Wanneer ze blijven liggen, is de vergadering eigenlijk voor niets geweest. Bepaal samen welk teamlid de verantwoordelijkheid krijgt voor het uitvoeren van de actie of het besluit. Breng ook in kaart wat het teamlid daarvoor nodig heeft en waar hij of zij voor eventuele hulp terecht kan. Op die manier kan onnodige vertraging worden voorkomen en kan het teamlid direct aan de slag.

Bovenstaande stappen kunnen jou en je team helpen om goed te vergaderen. Wil je nog een stapje verdergaan? Neem dan deel aan een workshop waarin jij en je collega’s leren om vergaderen naar een hoger niveau te tillen.