Home | Veel vergaderingen scoren een onvoldoende. Wat doe je daar aan?

Veel vergaderingen scoren een onvoldoende. Wat doe je daar aan?

Vergaderen om het vergaderen. Sessies waar men slecht voorbereid heen komt en weer weg gaat zonder concrete besluiten te maken. Het is een van de grootste irritaties op de werkvloer. Zo groot dat er een woord voor is bedacht: de ‘vergadercultuur’.

Het paradoxale is: ondanks de ergernissen die het opwekt, blijven velen er toch aan meedoen. Hoe komt dat precies? Wat zijn de oorzaken van inefficiënte vergaderingen? En hoe kun je voorkomen dat jouw vergadering een dikke onvoldoende scoort? Deze vragen gaan we in dit artikel beantwoorden.

Een onvoldoende of voldoende voor je vergadering?

Hoe vaak denk jij terug aan een vergadering die jou echt geïnspireerd en verder gebracht heeft? Waarschijnlijk is het antwoord: zelden tot nooit. En dat is jammer, want goede vergaderingen zijn essentieel voor de prestaties, de productiviteit en het werkplezier.

Maar hoe ziet een goede vergadering er dan precies uit? Aan welke punten moet je voldoen om een dikke voldoende te scoren voor jullie eerstvolgende overleg? Eigenlijk is het vrij eenvoudig. Een goede vergadering valt of staat met de volgende punten:

  • Timing: Wanneer plan je een vergadering
  • Inhoud: Wat ga je tijdens een vergadering bespreken
  • Voorbereiding: Komt iedereen voorbereid naar de sessie
  • Tijd: Hoe lang duurt de vergadering
  • Concreet: Maak je concrete afspraken tijdens de vergadering

Dat lijkt vrij simpel, maar de praktijk blijkt weerbarstiger. Veel organisaties trappen doorlopend in dezelfde valkuilen, waardoor vergaderingen toch weer uitlopen in tijdrovende monsters. De voornaamste valkuilen sommen we hieronder op.

Valkuil 1: Vergaderen uit gewoonte

Elke maandag staat er een vergadering op de planning. Dat is simpelweg al maanden zo. Maar iedere keer is het een worsteling om agendapunten te verzamelen, want je hebt elkaar vorige week nog bijgepraat. In de tussentijd is er niks noemenswaardigs gebeurt. Dit fenomeen kennen we als de ‘gewoontevergadering’.

Zijn er geen bijzonderheden? Cancel de vergadering dan gewoon. Heb je een volgend moment wel iets nuttigs te bespreken, plan het dan opnieuw in. Zo worden vergaderingen direct als een stuk nuttiger ervaren!

Valkuil 2: Vergaderen zonder duidelijk doel of agenda

Omdat je alle gewoontevergaderingen hebt geschrapt houd je alleen nog de vergaderingen over die daadwerkelijk een doel dienen. Maar dat doel is niet altijd duidelijk voor iedereen. Want terwijl jij op zoek bent naar oplossingen voor bepaalde problemen, wil jouw collega de sessie aangrijpen om eens lekker te brainstormen over die ene campagne.

Om dit te voorkomen zorg je dat iedere vergadering een duidelijk doel heeft. Stel een doelstelling en agenda op en laat iedereen daar kennis van nemen. Zo is het voor iedereen duidelijk waar de vergadering over zal gaan en kunnen ze zich voorbereiden.

Valkuil 3: Onvoorbereid naar de vergadering komen

Met een duidelijk doel of agenda is iedereen in de gelegenheid om zich goed voor te bereiden op het overleg. Toch wordt ‘aanwezig zijn’ vaak al gezien als genoeg voorbereiding. Het overleg begint, iedereen neemt plaats en laat het verder op zijn beloop. Zonde, want vaak verlies je dan een hoop tijd en raken mensen gefrustreerd.

Dus, zijn er van tevoren rapporten of analyses die doorgenomen moeten worden voor een snelle start? Stuur dit dan mee en vraag de deelnemers zich in te lezen. Gegarandeerd dat de vergadering al een stuk sneller op gang komt.

Valkuil 4: De vergadering duurt te lang

Eén van de meest voorkomende ergernissen is dat de vergadering te lang duurt. We blijven maar praten! Iedereen wil zijn zegje nog even doen. Dat resulteert in allerlei randzaken die besproken worden, terwijl belangrijke agendapunten onderbelicht blijven. En al met al heeft de sessie veel te veel tijd gekost. Vervelend!

Wil je dat de vergadering op tijd stopt en tot he point blijft? Stel dan een begin, maar zeker ook een eindtijd in. Om te voorkomen dat je te lang vergadert kun je aan elk agendapunt een tijdslimiet koppelen. Zo blijf je binnen de grenzen. Wist je dat na 75 minuten de concentratie van deelnemers al verdwijnt? Houd het dus vooral lekker kort.

Valkuil 5: Er wordt niets concreet afgesproken

De vergadering is gepland, doelen zijn gesteld en de agenda is gedeeld. De vergadering verloopt soepel en blijft netjes binnen de aangegeven tijd. En dan? Iedereen gaat weer aan het werk en vervolgens wordt er niks gedaan met wat is besproken.

Een veel vergeten onderdeel is het afsluiten van de vergadering. Soms worden er geen besluiten genomen. En soms worden er wel besluiten genomen, maar geen afspraken gemaakt. Van de uitvoering komt dan niets terecht.

Maak voordat iedereen de deur uitstormt nog even een samenvatting van de besluiten die zijn genomen. Vorm deze om tot afspraken. Wie gaat wat doen, wanneer is de deadline en hoe pakken we het aan? Zo weet je zeker dat iedereen zijn of haar taak gaat oppakken.

De volgende vergadering wordt een succes!

Welke punten storen jou het meest aan jullie eigen vergadercultuur? Wordt er van tevoren geen agenda opgesteld en gedeeld? Of ligt het meer aan de afspraken die niet worden gemaakt na de besluitvorming? Wat het ook moge zijn, de volgende vergadering gaan jullie een dikke voldoende scoren.

Met de volgende actiepunten kun je direct aan de slag om meer resultaat uit je vergadering te halen. De eerstvolgende vergadering pak jij het goed aan:

  1. Plan alleen een vergadering als er ook echt iets te vergaderen valt.
  2. Weet wat je wil. Stel een doel en maak een duidelijke agenda. Deze stuur je van tevoren vast naar de deelnemers.
  3. Laat duidelijk weten of je verwacht dat andere zich voorbereiden voor de vergadering. Stuur rapporten, analyses, etc. vast mee zodat iedereen zich in kan lezen.
  4. Stel een tijdslimiet in voor de vergadering. Gaan jullie vaak lang door op één agendapunt? Stel dan ook een tijdslimiet in per agenda item, zodat je daar niet te lang over doorgaat zonder resultaat.
  5. Sluit de vergadering af met concrete afspraken. Wie gaat wat oppakken, hoe gaat dat gebeuren en wanneer moet het klaar zijn?

Wil jij meer vergaderplezier?

Met deze stappen kom je waarschijnlijk al een heel eind. Maar zitten jullie echt vast in een slechte vergadercultuur? Kost het veel tijd en energie? Is het jullie grootste bron van frustratie op kantoor?

Met de workshop Vergaderen.. maar dan goed bieden we je de oplossing. Zodat je overleggen niet meer gaat zien als hinderlijke onderbrekingen, maar als inspirerende sessies die je verder helpen in je werk.

Categorieën

Onze laatste artikelen

We schrijven regelmatig artikelen over workshops, opleiden en werk.

Mindfulness op kantoor toepassen: vijf tips

Mindfulness op kantoor toepassen: vijf tips

Gun jij je medewerkers en jezelf minder werkstress en meer rust en positiviteit? Pas dan mindfulness op kantoor toe. Iedereen kan het, het kost weinig tijd en het levert een hoop op: meer werkplezier, energie en productiviteit op de werkvloer. Maar hoe...

8,6 waardering

Onze klanten waarderen ons
met een gemiddelde van 8,6.

150+ klanten

We hielpen de afgelopen jaren
150+ klanten door heel NL.

#1 trainers

Onze trainers zijn stuk voor stuk
experts binnen hun vakgebied.

Actief leren

Wij passen ‘actief leren’ toe voor
een optimaal leerrendement.

We mochten onze workshops al bij meer dan 150 klanten organiseren! 😍
Zij beoordelen ons met een gemiddelde van 8.6. Daar zijn we trots op!

Dineke Philipse

Verenigingsmanager, CLC-Vecta

Job Education helpt ons vaak met workshops die we onze leden aanbieden. Daarbij is het prettig dat ze fijn communiceren, een breed aanbod hebben en eerlijk geprijsd zijn. 

Rian van Nuland

Medewerker HRM, Lavans

Job Education verzorgt al ruim 2 jaar workshops voor ons hele bedrijf. Ze hebben een divers aanbod en de communicatie is snel en duidelijk. Zowel voor als na de workshop.

Michelle Oosthuyzen

Eigenaar, Stadsfruit

Wij hebben bij deze organiatie een workshop Effectief complimenteren gedaan. Onze collega’s waren erg tevreden over de workshop en de trainer. Tot de volgende keer!

Nancy Stevens

Teammanager, IvVW

Wij boeken regelmatig bij Job Education. Ze bewijzen zich altijd weer als een fijne partner om mee samen te werken. Snel schakelen, goed contact en ze denken altijd met je mee.

Maurits Schuijf

Founder, Shakes on Wheels

Op de events die we voor klanten organiseren zetten we Job Education regelmatig in. Zij verzorgen dan een workshop en wij de catering. Onze klanten zijn altijd erg enthousiast!

Robin van ‘t Ruim

Manager, de Balie

Fijne service, snel contact en interessante trainingen. Zo zou ik onze prettige samenwerking met Job Education beschrijven. Bedankt tot dusver en op naar nog vele jaren!

Peter Houtman

Coördinator

Heb je advies nodig?

Ben je geïnteresseerd in het volgen van een van onze workshops?
Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag.

  We zijn per mail bereikbaar op welkom@jobeducation.nl.
→  We zijn telefonisch bereikbaar op 030 – 227 2404.