Veel vergaderingen scoren een onvoldoende. Wat doe je daar aan?

Vergaderen om het vergaderen. Sessies waar men slecht voorbereid heen komt en weer weg gaat zonder concrete besluiten te maken. Het is een van de grootste irritaties op de werkvloer. Zo groot dat er een woord voor is bedacht: de ‘vergadercultuur’.

Het paradoxale is: ondanks de ergernissen die het opwekt, blijven velen er toch aan meedoen. Hoe komt dat precies? Wat zijn de oorzaken van inefficiënte vergaderingen? En hoe kun je voorkomen dat jouw vergadering een dikke onvoldoende scoort? Deze vragen gaan we in dit artikel beantwoorden.

Hoe vaak denk jij terug aan een vergadering die jou echt geïnspireerd en verder gebracht heeft? Waarschijnlijk is het antwoord: zelden tot nooit. En dat is jammer, want goede vergaderingen zijn essentieel voor de prestaties, de productiviteit en het werkplezier.

Maar hoe ziet een goede vergadering er dan precies uit? Aan welke punten moet je voldoen om een dikke voldoende te scoren voor jullie eerstvolgende overleg? Eigenlijk is het vrij eenvoudig. Een goede vergadering valt of staat met de volgende punten:

• Timing: Wanneer plan je een vergadering
• Inhoud: Wat ga je tijdens een vergadering bespreken
• Voorbereiding: Komt iedereen voorbereid naar de sessie
• Tijd: Hoe lang duurt de vergadering
• Concreet: Maak je concrete afspraken tijdens de vergadering

Elke maandag staat er een vergadering op de planning. Dat is simpelweg al maanden zo. Maar iedere keer is het een worsteling om agendapunten te verzamelen, want je hebt elkaar vorige week nog bijgepraat. In de tussentijd is er niks noemenswaardigs gebeurt. Dit fenomeen kennen we als de ‘gewoontevergadering’.

Zijn er geen bijzonderheden? Cancel de vergadering dan gewoon. Heb je een volgend moment wel iets nuttigs te bespreken, plan het dan opnieuw in. Zo worden vergaderingen direct als een stuk nuttiger ervaren!

Omdat je alle gewoontevergaderingen hebt geschrapt houd je alleen nog de vergaderingen over die daadwerkelijk een doel dienen. Maar dat doel is niet altijd duidelijk voor iedereen. Want terwijl jij op zoek bent naar oplossingen voor bepaalde problemen, wil jouw collega de sessie aangrijpen om eens lekker te brainstormen over die ene campagne.

Om dit te voorkomen zorg je dat iedere vergadering een duidelijk doel heeft. Stel een doelstelling en agenda op en laat iedereen daar kennis van nemen. Zo is het voor iedereen duidelijk waar de vergadering over zal gaan en kunnen ze zich voorbereiden.

Met een duidelijk doel of agenda is iedereen in de gelegenheid om zich goed voor te bereiden op het overleg. Toch wordt ‘aanwezig zijn’ vaak al gezien als genoeg voorbereiding. Het overleg begint, iedereen neemt plaats en laat het verder op zijn beloop. Zonde, want vaak verlies je dan een hoop tijd en raken mensen gefrustreerd.

Dus, zijn er van tevoren rapporten of analyses die doorgenomen moeten worden voor een snelle start? Stuur dit dan mee en vraag de deelnemers zich in te lezen. Gegarandeerd dat de vergadering al een stuk sneller op gang komt.

Eén van de meest voorkomende ergernissen is dat de vergadering te lang duurt. We blijven maar praten! Iedereen wil zijn zegje nog even doen. Dat resulteert in allerlei randzaken die besproken worden, terwijl belangrijke agendapunten onderbelicht blijven. En al met al heeft de sessie veel te veel tijd gekost. Vervelend!

Wil je dat de vergadering op tijd stopt en tot he point blijft? Stel dan een begin, maar zeker ook een eindtijd in. Om te voorkomen dat je te lang vergadert kun je aan elk agendapunt een tijdslimiet koppelen. Zo blijf je binnen de grenzen. Wist je dat na 75 minuten de concentratie van deelnemers al verdwijnt? Houd het dus vooral lekker kort.

De vergadering is gepland, doelen zijn gesteld en de agenda is gedeeld. De vergadering verloopt soepel en blijft netjes binnen de aangegeven tijd. En dan? Iedereen gaat weer aan het werk en vervolgens wordt er niks gedaan met wat is besproken.

Een veel vergeten onderdeel is het afsluiten van de vergadering. Soms worden er geen besluiten genomen. En soms worden er wel besluiten genomen, maar geen afspraken gemaakt. Van de uitvoering komt dan niets terecht.

Maak voordat iedereen de deur uitstormt nog even een samenvatting van de besluiten die zijn genomen. Vorm deze om tot afspraken. Wie gaat wat doen, wanneer is de deadline en hoe pakken we het aan? Zo weet je zeker dat iedereen zijn of haar taak gaat oppakken.