10 tips om effectief te vergaderen

Nederlanders vergaderen gemiddeld een paar uur per week, oftewel honderden uren per jaar. Hoewel we dus vaak aan de (online) vergadertafel zitten, gaat het niet altijd van een leien dakje. Collega’s letten bijvoorbeeld niet op, iedereen praat door elkaar of er is geen duidelijke agenda. Het resultaat? Het team bereikt niets en last een vervolgvergadering in.

Dat is zonde van de tijd en de werksfeer. Gelukkig kan elk team het leren om goed te vergaderen. Met onze praktische 10 tips voor effectief vergaderen ontstaat er in een mum van tijd een efficiënte vergadercultuur. De overleggen gaan sneller, de vergaderdoelen worden bereikt en de teamleden verlaten tevreden de vergaderruimte.

Bedenk eerst of de vergadering echt nodig is. Soms is het voldoende om één of twee collega’s te bellen of een besluit via de mail af te stemmen. Blijkt een vergadering werkelijk de beste manier om draagvlak te creëren, een besluit te nemen of een planning te maken? Nodig dan alleen de betrokken teamleden uit die echt iets kunnen inbrengen. De vergadering zal dan efficiënter en effectiever verlopen.

Het wordt nog wel eens vergeten, maar een belangrijke tip voor effectief vergaderen is de ruimte. Het is belangrijk dat deze groot genoeg is, zodat iedereen in het team een plek heeft om te zitten. Ook voldoende licht en zuurstof is essentieel, anders dommelt iedereen binnen de kortste keren weg. Let er ook op dat bijvoorbeeld de beamer functioneert. Wanneer het hele team moet wachten tot kapotte apparaten zijn gerepareerd, is de concentratie verdwenen.

Zonder een concrete agenda heeft vergaderen weinig zin. Bepaal het belangrijkste doel en stem de agendapunten daarop af. Probeer het kort te houden, want bij tien agendapunten zal het laatste punt vaak verloren gaan. Mocht je merken dat er veel te bespreken is, dan kun je beter twee vergaderingen inplannen. Stuur vervolgens de agenda naar alle deelnemers. Zij kunnen zich dan voorbereiden en eventueel nog input leveren.

Nummer 4 van de 10 tips over effectief vergaderen gaat over het opstellen van vergaderwaarden – en het nakomen ervan. Het klinkt misschien wat kinderachtig, maar het is nuttig om met elkaar een paar basisregels af te spreken. Denk aan het uitzetten van de telefoons en elkaar uit laten spreken. Je zult merken dat je dan veel effectiever vergadert.

Zonder een goede voorzitter ligt chaos op de loer. De voorzitter houdt de agenda bij, zorgt dat niemand afdwaalt en iedereen die het wil aan het woord komt. Ook houdt de voorzitter in de gaten dat er zo nodig actiepunten worden bepaald en besluiten worden genomen. Een goede voorzitter kan wat dat betreft een vergadering maken of breken.

De lijst met 10 tips om effectief te vergaderen is niet compleet zonder de notulist te noemen. Hij of zij maakt een verslag van de vergadering, zodat alle teamleden achteraf nog kunnen nalezen wat er is besproken. Ook de actiepunten komen duidelijk op papier te staan, eventueel inclusief de naam van de teamleden die verantwoordelijk zijn voor het nakomen ervan.

Een vergadering van drie uur is zelden efficiënt. Bepaal al van tevoren hoelang de vergadering maximaal mag duren, bijvoorbeeld een uur, en houd je ook aan die tijd. Vergaderingen die uitlopen zorgen voor onrust en deelnemers die weglopen vanwege afspraken elders. Ook zorgt een duidelijke deadline ervoor dat iedereen beter bij het vergaderonderwerp blijft, zodat de meeting minder snel verzandt in zijsporen.

Was het doel van de vergadering om een besluit te nemen? Hak die knoop dan door en verschuif de beslissing niet door naar een volgend overleg. Kom later niet terug op gemaakte afspraken, dat is zeker niet efficiënt. Stel wanneer nodig ook actiepunten op gedurende de vergadering. Wees helder, zodat er geen verwarring ontstaat over wat er precies moet gebeuren. Koppel vervolgens een of meerdere teamleden en zo mogelijk een deadline aan het actiepunt en vraag eventueel na of alles duidelijk is.

Na de vergadering is het de bedoeling om actie te ondernemen. Alle teamleden die verantwoordelijk zijn voor een of meer actiepunten dienen daarmee aan de slag te gaan. Indien nodig kan tijdens de vergadering die volgt worden besproken wat er is gelukt en of er eventueel nieuwe actiepunten geformuleerd moeten worden.

We sluiten de 10 tips voor effectief vergaderen af met een leerzame en gezellige tip voor het hele team: doe een workshop! Dit is een uitstekende manier om toekomstige vergaderingen soepel te laten verlopen. Job Education biedt een interessante incompany workshop voor het creëren van een efficiënte vergadercultuur.

 Zeg gedag tegen lange, vruchteloze meetings. De workshop Vergaderen…maar dan goed leert jou en je collega’s om prettig en efficiënt te vergaderen. Eerst analyseren jullie als team hoe jullie nu vergaderen en wat er beter kan. Vervolgens duiken jullie in het opstellen van een concrete agenda, een goed vergaderprotocol en de diverse rollen binnen een meeting. Ook praktische tips en ‘vergaderhacks’ zullen niet ontbreken, zodat jullie na de workshop echte vergaderprofessionals zijn.

Wil jij de vergadercultuur ook naar een hoger niveau tillen? Boek de workshop Vergaderen…maar dan goed van Job Education.

Job Education is de nummer één aanbieder van zakelijke incompany workshops. Onze trainers komen langs op kantoor, overal in Nederland. Met de trainer bespreek jij van tevoren wat de leerdoelen zijn, waar je aandacht aan wilt geven en wat de deelnemers allemaal al weten. Daarna stelt de trainer een interessante workshop samen die past bij de wensen van jou en je team.

Op deze pagina vind je alle workshops. Deze kunnen aangepast worden op jouw specifieke leerdoelen. Heb je vragen over een workshop of wil je graag de mogelijkheden met ons bespreken? Neem dan gerust contact op. Samen kijken we graag naar een geschikte workshop voor jou en je medewerkers.