Welke verschillende soorten vergaderingen zijn er en welke is effectief?

Hoe vergadert jouw team? Krijgt iedereen het woord of trekt één iemand alle aandacht? Zijn jullie vooral aan het brainstormen of hakken jullie juist knopen door? Vergaderen jullie met het hele team of liever in kleine groepjes?

De kans is groot dat jullie diverse vergadervormen inzetten, afhankelijk van jullie doel. Misschien heb je alle verschillende soorten vergaderingen al in beeld, maar zo niet, dan geven wij je graag een overzicht. Want wanneer je weet welke verschillende soorten vergaderingen er zijn, kun je de vorm kiezen die het beste bij het vergaderdoel past.

Vergaderingen zijn er in alle soorten en maten. Hieronder lichten we vijf soorten vergaderingen uit die voor verschillende doelen kunnen worden ingezet.

De informerende vergadering draait om het uitwisselen van informatie tussen alle deelnemers. Vaak is er een persoon die een bepaald onderwerp belicht of een presentatie geeft. Uiteraard is er wel ruimte voor het stellen van vragen. Het is dus zeker geen eenrichtingsverkeer en het is belangrijk dat iedereen de informatie begrijpt. Het is essentieel dat de notulist de informatie nauwkeurig op papier zet. Een informatieve vergadering is bijvoorbeeld geschikt wanneer de voortgang van een grote klant wordt besproken of de uitkomsten van een bedrijfsonderzoek.

In een instructievergadering staat het geven van instructies centraal. Deze vergadervorm is dus ook informatief, maar daarnaast komt de taakverdeling aan bod. Een instructieve vergadering is bijvoorbeeld ideaal voor de start van een op handen zijnde project. De betrokken teamleden weten dan waar het om gaat, wat de doelen zijn en welke verantwoordelijkheden ze hebben. Op die manier is iedereen op de hoogte van elkaars werkzaamheden, wat de samenwerking zal versoepelen. Er is zoals altijd ruimte voor vragen, maar niet voor discussie. De besluiten zijn doorgaans al genomen en het is zonde van de tijd om dan toch te discussiëren.

Dat is anders in de brainstormvergadering. Daar gaat het niet zozeer over informeren, maar creativiteit en discussie staan centraal. Vaak ligt er een (terugkerend) vraagstuk op tafel waarvoor een oplossing nodig is. Deze vergadervorm is dus meer een gesprek en kan ook verkennend zijn. Meestal worden er namelijk nog geen knopen doorgehakt. Het is belangrijk dat niemand zich geremd voelt en alles gezegd kan worden. De voorzitter heeft hier de taak om iedereen aan het woord te laten komen. Vaak stapelen de creatieve ideeën zich dan op. Een brainstormvergadering kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer je als bedrijf wilt verduurzamen of manieren wilt verzinnen om een nieuw publiek aan te trekken voor jullie product.

Tijdens een inventarisatievergadering gaat het om de mening van de deelnemers over een bepaald vraagstuk, het werkbeleid of toekomstige projecten. Het is dus een verkennende bijeenkomst en er hoeven niet direct besluiten te worden genomen. Eventueel kunnen er wel vervolgvergaderingen worden gepland. Vaak is het verstandig om dit niet met de hele afdeling te doen, want soms vinden mensen het dan lastig hun eerlijke mening te geven. Een inventarisatie kan bijvoorbeeld waardevol zijn om blinde vlekken in het beleid van de organisatie te ontdekken.

Vrijwel alle vergaderingen eindigen met een lijst met actiepunten. Er hoeven dan nog niet per se besluiten genomen te worden, maar uiteindelijk zal er toch een vergadering zijn waar je knopen doorhakt. Dat is de besluitvormende vergadering. Het doel is dan om een besluit te nemen waar de meerderheid van de teamleden achterstaat. Je kunt onder andere een stemronde organiseren, zodat iedereen zijn of haar mening kan uiten. Het kan bijvoorbeeld gaan over het wel of niet ontwikkelen van een nieuw project of nieuwe campagne. Uiteraard is daar al een brainstormsessie en/of informatieve vergadering aan vooraf gegaan. Het is aan te raden om alleen de betrokken teamleden aanwezig te laten zijn. Dat maakt het vergaderen efficiënter.

Afhankelijk van je doel, zijn er dus verschillende vergadervormen om uit te kiezen. Maar daarna begint het pas. Welke soort vergadering je ook kiest, het is hoe dan ook belangrijk dat de vergadering efficiënt, effectief en naar wens verloopt. Dat kan nog best een lastige opgave zijn! Hoe stel je precies een agenda op? En hoe zorg je dat iedereen aan het woord komt?

Gelukkig kan iedereen leren vergaderen, welk soort vergadering je ook toepast. De snelste weg om vergaderen onder de knie te krijgen is het volgen van een workshop. Wij van Job Education laten je graag kennis maken met onze workshop Vergaderen…maar dan goed.