5 tips om direct efficiënter te vergaderen

Uren van onze werktijd worden aan vergaderen. Dat is iets waar we in Nederland erg goed in zijn. Waar we minder goed in zijn, is om de vergadering efficiënt te laten verlopen. Het zit nu eenmaal in onze natuur dat we iedereen aan het woord willen laten, samen beslissingen willen nemen en niemand willen passeren. Het oer-Hollandse ‘polderen’.

Inefficiënte vergaderingen kosten niet alleen tijd, maar ook veel geld, energie en frustratie. Dat moet anders kunnen. Met deze 5 tips kom je een heel eind als jij en je collega’s efficiënter willen vergaderen. Zodat het overleg zelf minder tijd kost en er meer tijd overblijft om iets met de beslissingen te doen.

Is het doel van de vergadering helder? Dan kan je ook een duidelijke agenda opstellen. Een agenda geeft direct weer welke onderwerpen er worden besproken. En dus ook welke thema’s níét aan bod komen. Als organisator van de vergadering stuur je van tevoren de agenda naar alle deelnemers.

Je kunt om input vragen voor de agenda, maar wil je effectief alleen de punten bespreken die noodzakelijk zijn, dan geef je dat aan. Bij een volgende vergadering kunnen er weer onderwerpen worden aangedragen.

Doordat je de agenda op voorhand hebt gestuurd naar alle deelnemers kunnen zij zich goed voorbereiden. Deel ook vast relevante rapporten, presentaties of cijfers. Zo kun je tijdens de vergadering sneller tot de kern komen.

“Bedankt voor de tip, maar hoe maak ik nou een duidelijke agenda? Eén waar niemand meer omheen kan?”. We horen het je denken.

Een duidelijke agenda heeft meestal een vaste opbouw met een handvol onderwerpen. Maximaal 3 á 4 onderwerpen is al meer dan genoeg voor een uur vergaderen. Ja echt!

Als standaard opbouw kun je het volgende aanhouden:

• Opening: de voorzitter opent de vergadering, vertelt waarom de vergadering gepland staat en hoe het gaat verlopen.
• Notulen: als er al eerder een vergadering is geweest kun je de notulen van de vorige keer meenemen.
• Mededelingen: is er iemand afwezig? Is er nog iets belangrijks gebeurt in de tijd voorafgaand aan de uitnodiging, het delen van de agenda en de start van de vergadering?
• Te bespreken punten: geef duidelijk aan in welke volgorde de punten besproken gaan worden en hoeveel tijd er voor ieder punt beschikbaar is.
• Rondvraag: heeft iemand nog iets toe te voegen? Laat de vergadering niet opnieuw beginnen, het mogen echt alleen toevoegingen zijn.
• Afsluiting: sluit de vergadering af door de actiepunten te noemen. Komt er een vervolg op de vergadering? Laat dan ook weten wanneer dit zal zijn of wanneer het gepland gaat worden.

Stel een begin- en eindtijd vast voor de vergadering. Start ook echt op tijd. Ook al is nog niet iedereen aanwezig. De eerste paar keer dat werkt met strakke begintijden zal je merken dat er altijd een paar mensen missen. Laat hen weten dat het de bedoeling is om echt op tijd te zijn.

Ook de eindtijd bepaal je vooraf. In deze tijd moeten alle agendapunten besproken zijn. Ga je voor het eerst werken met een begin- en eindtijd? Doe daar vooral niet te zwaar over, maar houd het luchtig. Laat deelnemers weten dat je op deze manier wil proberen of het lukt om de vergadering binnen een uur af te ronden. Betrek de deelnemers bij dit proces om medewerking en verbinding te creëren.

Bij tip 1 gaven we het al kort aan bij de opbouw van de agenda. Je kunt per onderwerp een duur bepalen waarin het onderwerp besproken moet zijn. Dit kan je helpen om binnen de begin- en eindtijd te blijven die je hebt vastgesteld.

Praat iemand te lang en gaat het niet meer over de kern? Onderbreek die persoon dan gerust. Vraag of hij of zij kort en concreet kan samenvatten wat het punt is, en ga door naar de volgende. Sommigen willen in hun enthousiasme nogal uitweiden. Dat snappen we, maar door te onderbreken waar nodig zorg je ervoor dat iedereen on-topic blijft.

Een vergadering zonder doel zal nooit echt ergens over gaan. Stel dus altijd een duidelijke doelstelling voor ieder overleg. Heb je een doel, dan kun je ook de agenda makkelijker invullen en sturen. Ook is het duidelijk welke mensen aanwezig moeten zijn om de vergadering succesvol te laten verlopen.

Verschillende vergaderingen hebben verschillende doelen. Denk aan:

• Brainstorm: voor het komen tot nieuwe innovatieve ideeën en oplossingen.
• Instructie: er zijn bijvoorbeeld nieuwe werkvormen, of taken moeten worden (her)verdeeld..
• Informatief: het uitwisselen van informatie staat centraal.
• Besluitvorming: er moeten besluiten worden genomen over bijvoorbeeld de weg die wordt ingeslagen, welke strategie wordt opgepakt. Er zijn al concrete plannen (bijvoorbeeld naar aanleiding van een brainstorm), maar er moet een definitieve beslissing worden genomen.
• Project- of werkoverleg: een dagelijkse of wekelijkse bijeenkomst waarin kort wordt toegelicht wat er vandaag of deze week aan werk moet gebeuren.

Weet je om wat voor soort vergadering het gaat, dan kun je concreet vaststellen wat het doel is voor die specifieke sessie.

Stel voor elke vergadering een voorzitter aan. Een voorzitter helpt om de vergadering efficiënt en doelgericht te houden. Doe dit ook voor korte overleggen zoals een dagstart. De voorzitter is verantwoordelijk om de vergadering goed te leiden op basis van de opgestelde agenda.

De voorzitter leidt de vergadering door:

• Deelnemers aan het woord te laten.
• Zorgen dat niemand door elkaar heen praat.
• Samenvattingen te geven.
• Verwarring op te helderen.
• De tijd in de gaten te houden.
• Et cetera, et cetera.

Heb je een goede voorzitter? Dan eindig je sowieso op tijd. En oja: heb je een collega die deze rol van nature goed oppakt? Maak hem dan gewoon de vaste voorzitter. We zien regelmatig dat mensen om de beurt voorzitter te zijn omdat dat eerlijker is. Dat raden we je af. Benut liever de unieke kwaliteiten van de collega die er erg goed in is.

Een vergadering is nooit af als er niks wordt afgesproken. Heb je een duidelijk doel, dan zullen er bijna vanzelfsprekend ook afspraken uit voort komen. Afspraken kun je gemakkelijk vastleggen in notulen.

Afspraken kun je op verschillende manieren vastleggen. Je kunt een actielijst opstellen, een besluitenlijst of een aandachtspuntenlijst. Het is aan jou om te bepalen wat het beste past bij de vergadering.

Zorg ervoor dat iedereen na afloop van de vergadering de notulen ontvangt. Wijs iedereen op zijn eigen verantwoordelijkheid, zodat alle taken daadwerkelijk worden opgepakt

Voorafgaand aan een eventuele volgende vergadering kun je verwijzen naar de notulen. Geef aan dat deze in het begin van de vergadering worden doorgenomen om te kijken of alle punten zijn afgerond.

Met deze 5 tips kun je een goede start maken met efficiënter vergaderen. Het zal eerst misschien wat onwennig zijn, maar je merkt de eerste keer al profijt.

Zorg ervoor dat alle deelnemers betrokken worden bij het doel van efficiënter vergaderen. Zo zal er minder weerstand zijn op de strakke regels en maak je het een stuk leuker voor jou en je team.