Chat with us, powered by LiveChat
Home | 10 tips om effectief te vergaderen
Tien vergadertips

10 tips om effectief te vergaderen

Tags: | ⏱ Leestijd: 4 minuten

Nederlanders vergaderen gemiddeld een paar uur per week, oftewel honderden uren per jaar. Hoewel we dus vaak aan de (online) vergadertafel zitten, gaat het niet altijd van een leien dakje. Collega’s letten bijvoorbeeld niet op, iedereen praat door elkaar of er is geen duidelijke agenda. Het resultaat? Het team bereikt niets en last een vervolgvergadering in.

Dat is zonde van de tijd en de werksfeer. Gelukkig kan elk team het leren om goed te vergaderen. Met onze praktische 10 tips voor effectief vergaderen ontstaat er in een mum van tijd een efficiënte vergadercultuur. De overleggen gaan sneller, de vergaderdoelen worden bereikt en de teamleden verlaten tevreden de vergaderruimte.

Effectief vergaderen: 10 tips

Tip 1: Kan het ook anders?

Bedenk eerst of de vergadering echt nodig is. Soms is het voldoende om één of twee collega’s te bellen of een besluit via de mail af te stemmen. Blijkt een vergadering werkelijk de beste manier om draagvlak te creëren, een besluit te nemen of een planning te maken? Nodig dan alleen de betrokken teamleden uit die echt iets kunnen inbrengen. De vergadering zal dan efficiënter en effectiever verlopen.

Tip 2: Regel een geschikte ruimte en de juiste apparatuur

Het wordt nog wel eens vergeten, maar een belangrijke tip voor effectief vergaderen is de ruimte. Het is belangrijk dat deze groot genoeg is, zodat iedereen in het team een plek heeft om te zitten. Ook voldoende licht en zuurstof is essentieel, anders dommelt iedereen binnen de kortste keren weg. Let er ook op dat bijvoorbeeld de beamer functioneert. Wanneer het hele team moet wachten tot kapotte apparaten zijn gerepareerd, is de concentratie verdwenen.

Tip 3: Stel een duidelijke agenda op

Zonder een concrete agenda heeft vergaderen weinig zin. Bepaal het belangrijkste doel en stem de agendapunten daarop af. Probeer het kort te houden, want bij tien agendapunten zal het laatste punt vaak verloren gaan. Mocht je merken dat er veel te bespreken is, dan kun je beter twee vergaderingen inplannen. Stuur vervolgens de agenda naar alle deelnemers. Zij kunnen zich dan voorbereiden en eventueel nog input leveren.

Tip 4: Houd je aan vergaderwaarden

Nummer 4 van de 10 tips over effectief vergaderen gaat over het opstellen van vergaderwaarden – en het nakomen ervan. Het klinkt misschien wat kinderachtig, maar het is nuttig om met elkaar een paar basisregels af te spreken. Denk aan het uitzetten van de telefoons en elkaar uit laten spreken. Je zult merken dat je dan veel effectiever vergadert.

Tip 5: Wijs een voorzitter aan

Zonder een goede voorzitter ligt chaos op de loer. De voorzitter houdt de agenda bij, zorgt dat niemand afdwaalt en iedereen die het wil aan het woord komt. Ook houdt de voorzitter in de gaten dat er zo nodig actiepunten worden bepaald en besluiten worden genomen. Een goede voorzitter kan wat dat betreft een vergadering maken of breken.

Tip 6: Laat iemand notuleren

De lijst met 10 tips om effectief te vergaderen is niet compleet zonder de notulist te noemen. Hij of zij maakt een verslag van de vergadering, zodat alle teamleden achteraf nog kunnen nalezen wat er is besproken. Ook de actiepunten komen duidelijk op papier te staan, eventueel inclusief de naam van de teamleden die verantwoordelijk zijn voor het nakomen ervan.

Workshop over effectief vergaderen

Tip 7: Houd de tijd in de gaten

Een vergadering van drie uur is zelden efficiënt. Bepaal al van tevoren hoelang de vergadering maximaal mag duren, bijvoorbeeld een uur, en houd je ook aan die tijd. Vergaderingen die uitlopen zorgen voor onrust en deelnemers die weglopen vanwege afspraken elders. Ook zorgt een duidelijke deadline ervoor dat iedereen beter bij het vergaderonderwerp blijft, zodat de meeting minder snel verzandt in zijsporen.

Tip 8: Hak knopen door en stel actiepunten op

Was het doel van de vergadering om een besluit te nemen? Hak die knoop dan door en verschuif de beslissing niet door naar een volgend overleg. Kom later niet terug op gemaakte afspraken, dat is zeker niet efficiënt. Stel wanneer nodig ook actiepunten op gedurende de vergadering. Wees helder, zodat er geen verwarring ontstaat over wat er precies moet gebeuren. Koppel vervolgens een of meerdere teamleden en zo mogelijk een deadline aan het actiepunt en vraag eventueel na of alles duidelijk is.

Tip 9: Voer uit wat besproken is

Na de vergadering is het de bedoeling om actie te ondernemen. Alle teamleden die verantwoordelijk zijn voor een of meer actiepunten dienen daarmee aan de slag te gaan. Indien nodig kan tijdens de vergadering die volgt worden besproken wat er is gelukt en of er eventueel nieuwe actiepunten geformuleerd moeten worden.

Tip 10: Doe een workshop

We sluiten de 10 tips voor effectief vergaderen af met een leerzame en gezellige tip voor het hele team: doe een workshop! Dit is een uitstekende manier om toekomstige vergaderingen soepel te laten verlopen. Job Education biedt een interessante incompany workshop voor het creëren van een efficiënte vergadercultuur.

Workshop Vergaderen…maar dan goed

 Zeg gedag tegen lange, vruchteloze meetings. De workshop Vergaderen…maar dan goed leert jou en je collega’s om prettig en efficiënt te vergaderen. Eerst analyseren jullie als team hoe jullie nu vergaderen en wat er beter kan. Vervolgens duiken jullie in het opstellen van een concrete agenda, een goed vergaderprotocol en de diverse rollen binnen een meeting. Ook praktische tips en ‘vergaderhacks’ zullen niet ontbreken, zodat jullie na de workshop echte vergaderprofessionals zijn.

Wil jij de vergadercultuur ook naar een hoger niveau tillen? Boek de workshop Vergaderen…maar dan goed van Job Education.

Wij zijn Job Education

Job Education is de nummer één aanbieder van zakelijke incompany workshops. Onze trainers komen langs op kantoor, overal in Nederland. Met de trainer bespreek jij van tevoren wat de leerdoelen zijn, waar je aandacht aan wilt geven en wat de deelnemers allemaal al weten. Daarna stelt de trainer een interessante workshop samen die past bij de wensen van jou en je team.

Op deze pagina vind je alle workshops. Deze kunnen aangepast worden op jouw specifieke leerdoelen. Heb je vragen over een workshop of wil je graag de mogelijkheden met ons bespreken? Neem dan gerust contact op. Samen kijken we graag naar een geschikte workshop voor jou en je medewerkers.

Kunnen we je nog ergens mee helpen? 👋

Recente artikelen

Categorieën

Onze laatste artikelen

We schrijven regelmatig artikelen over workshops, opleiden en werk.

Als organisatie een workshop ontwikkelen? Let dan hierop

Als organisatie een workshop ontwikkelen? Let dan hierop

Variatie en ontwikkeling zijn belangrijk op de werkvloer. Er zijn weinig medewerkers die blij worden van monotoon werk waar de kans om te leren klein is. Het organiseren van een workshop is een leuke methode om leven in de brouwerij te brengen én iets op te...

6 manieren om de klantbeleving te optimaliseren

6 manieren om de klantbeleving te optimaliseren

Wil jij de klantbeleving optimaliseren? Met een glimlach en een goed product ben je er nog niet. Het creëren van een prettige ervaring voor je klant vereist tijd en geduld. Maar daar krijg je een hoop voor terug. Tevreden klanten nemen immers jouw dienst of...

Klantcijfer: 8,6

Onze klanten waarderen ons
met een gemiddelde van 8,6.

150+ klanten

We hielpen de afgelopen jaren
150+ klanten door heel NL.

#1 trainers

Onze trainers zijn stuk voor stuk
experts binnen hun vakgebied.

Actief leren

Wij passen ‘actief leren’ toe voor
een optimaal leerrendement.

We mochten onze incompany workshops al bij meer dan 150 klanten organiseren! 😍
Zij beoordelen ons met een gemiddelde van 8.6. Daar zijn we trots op!

Dineke Philipse

Verenigingsmanager, CLC-Vecta

Job Education helpt ons vaak met workshops die we onze leden aanbieden. Daarbij is het prettig dat ze fijn communiceren, een breed aanbod hebben en eerlijk geprijsd zijn. 

Rian van Nuland

Medewerker HRM, Lavans

Job Education verzorgt al ruim 2 jaar workshops voor ons hele bedrijf. Ze hebben een divers aanbod en de communicatie is snel en duidelijk. Zowel voor als na de workshop.

Michelle Oosthuyzen

Eigenaar, Stadsfruit

Wij hebben bij deze organiatie een workshop Effectief complimenteren gedaan. Onze collega’s waren erg tevreden over de workshop en de trainer. Tot de volgende keer!

Nancy Stevens

Teammanager, IvVW

Wij boeken regelmatig bij Job Education. Ze bewijzen zich altijd weer als een fijne partner om mee samen te werken. Snel schakelen, goed contact en ze denken altijd met je mee.

Maurits Schuijf

Founder, Shakes on Wheels

Op de events die we voor klanten organiseren zetten we Job Education regelmatig in. Zij verzorgen dan een workshop en wij de catering. Onze klanten zijn altijd erg enthousiast!

Robin van ’t Ruim

Manager, de Balie

Fijne service, snel contact en interessante trainingen. Zo zou ik onze prettige samenwerking met Job Education beschrijven. Bedankt tot dusver en op naar nog vele jaren!

Peter Houtman

Coördinator

Heb je advies nodig?

Ben je geïnteresseerd in het volgen van een van onze workshops?
Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag.

  We zijn per mail bereikbaar op welkom@jobeducation.nl.
→  We zijn telefonisch bereikbaar op 030 – 227 2404.