Inhoudsopgave
Binnen een mum van tijd een compleet, helder en super duidelijk antwoord op je e-mail ontvangen. Dat klinkt toch fijn? Maar hoe vaak krijg je maar een klein deel van de benodigde informatie? Of wordt jouw mail maar voor de helft gelezen? En dus maar voor de helft beantwoord.
In veel organisaties blijkt iedere dag weer dat het schrijven en terugsturen van heldere e-mails een kunst op zich is. We hebben daarom dit artikel geschreven met 10 tips om je e-mail effectiever te schrijven. Zodat mailen direct leuker en efficiënter wordt.
Tip 1: Overzicht is de sleutel tot succes
Laten we meteen beginnen met de lay-out van de e-mail. Houd de e-mail kort en overzichtelijk. Gebruik genoeg ruimte tussen de regels en wees niet te zuinig met de enter-knop. Hierdoor geef je de e-mail wat lucht.
Creëer een helder overzicht door opsommingstekens te gebruiken bij zaken die je nodig hebt, of taken waarvan je verwacht dat ze worden opgepakt. Begin je e-mail met een korte introductie en benoem ook kort wat je verwacht. Sluit af met een samenvatting waarin je kort vermeld wat je van wie verwacht en wanneer.
Tip 2: Wie, wat, waar, wanneer
Geef in de mail duidelijk aan wat je van wie verwacht, maar ook waar en wanneer je een antwoord of oplevering wil hebben. Houd hierbij rekening met een realistisch tijdsbestek, zodat de ontvanger ook het gevoel heeft dat je hem of haar de ruimte geeft om met een goede respons te komen.
Tip 3: Begrijpelijke taal in je e-mail
Vaktermen zijn niet voor iedereen weggelegd. Bedenk goed naar wie je de mail stuurt. Is het net zo’n ‘vakidioot’ als jij? Dan kom je er waarschijnlijk prima mee weg als je veel jargon gebruikt. Zijn het mensen buiten de organisatie, medewerkers van een totaal andere afdeling of nieuwe collega’s? Dan zijn ze vaak (nog) niet zo bekend met de vaktermen die jij graag gebruikt.
Verwacht je iets van de ontvanger? Zorg er dan voor dat de ontvanger direct begrijpt wat je bedoelt. Zonder dat er eerst tien vragen opborrelen over bepaalde woorden of de tekst in het algemeen.
Tip 4: Wat zeg je nou eigenlijk?
Moet de lezer tussen de regels door opmaken wat van hem of haar wordt verwacht? Je begint met een intro waarin je uitgebreid je weekend beschrijft. Vervolgens vat je nog even samen wat er vandaag op kantoor is gebeurd. En ‘oh ja’, tot slot komt nog de vraag die je in dit mailtje eigenlijk wilde stellen.
Tussen de regels door je vragen stellen zorgt er natuurlijk voor dat de daadwerkelijke vraag over het hoofd wordt gezien. Merk je dat je e-mail vaak warrig en van de hak op de tak is? Scroll dan nog eens terug naar tip 1.
Tip 5: Denk goed na voor je op verzenden klikt
Is alles wat je wilde melden of vragen meegenomen in de e-mail? Veel mensen typen een mail zo snel mogelijk om vervolgens zonder na te denken op ‘verzenden’ te klikken. Om daarna te bedenken dat ze belangrijke informatie zijn vergeten.
Lees je mail nog eens na voordat je hem verzend. Pak daar even 20 seconden voor. Dan weet je zeker dat de e-mail compleet is.
Tip 6: Houd de e-mail beknopt
Maak de e-mail niet te lang. Zodra jouw lezer de e-mail opent en direct een ellenlange tekst ziet, zakt de moed hem of haar waarschijnlijk al een beetje in de schoenen. Maak er een kort en bondig verhaal van, zodat de ontvanger jouw mail snel kan verwerken.
Tip 7: Het gebruik van smileys
De meningen zijn erover verdeeld. Sommigen vinden het gebruik van een smiley niet professioneel, terwijl anderen vinden dat het net die ene positieve noot aan je bericht kan geven.
Ons advies: weet je niet zeker of de ander het kan waarderen? Laat de smiley dan vooral achterwege.
Tip 8: Splits onderwerpen op
Heb je meerdere onderwerpen die je wil bespreken? Vraag jezelf dan af of je hier misschien meerdere mails voor nodig hebt. Door per onderwerp een aparte mail te schrijven blijft de mailbox overzichtelijk en is het makkelijker om informatie terug te vinden.
Daarnaast is het direct duidelijk welke acties je verwacht van de ander. Als er meerdere onderwerpen in één mail worden behandeld kun je het overzicht makkelijk kwijtraken, waardoor niet alle actiepunten worden opgepakt.
Tip 9: Een goede mail kent geen (of weinig) afkortingen
Wees voorzichtig met afkortingen. En vooral als het gaat om zakelijke afkortingen in mails die je naar mensen buiten de organisatie mailt. Niet iedereen kent de betekenis van bepaalde afkortingen. Misschien wordt het zelfs alleen bij jou in de organisatie als afkorting gebruikt.
Voor je ontvanger kan het dan zijn alsof hij codetaal moet ontcijferen om achter de boodschap te komen. Zorg er dus voor dat je goed omschrijft wat je bedoelt en vermijd afkortingen. Dat geldt natuurlijk minder voor taalkundige afkortingen (zoals ‘m.a.w.’, ‘enz.’).
Tip 10: Vergeet de onderwerpregel niet
Last but not least. De onderwerpregel krijgt vaak te weinig aandacht. Er worden onduidelijke onderwerpen in vermeld, waardoor je niet direct weet waar de mail over zal gaan. Denk aan: ‘belangrijke info!’, ‘testen’, ‘vergaderen’ of andere nietszeggende termen.
Wil je een mail die direct doeltreffend binnenkomt? Gebruik dan een samenvattende onderwerpregel. Dat verduidelijkt de strekking van de mail én trekt meer aandacht van de lezer.
Hoe ziet een samenvattende onderwerpregel eruit
Beschrijf hier al kort wat je precies gaat vragen. Een voorbeeld: stel dat je een rapport eerder nodig hebt dan gepland. Maak van je onderwerpregel dan niet ‘Rapport’. Kies eerder voor een onderwerp als: ‘Let op: deadline inleveren rapport vervroegd’. Zo is het direct duidelijk waar de mail over gaat. Geheid dat jij niet onderin de mailbox belandt, maar direct wordt gelezen en antwoord krijgt als dat nodig is.
Wil je meer weten over het effectiever schrijven van e-mails?
Met deze 10 tips voor schrijven van effectieve e-mails kan je al mooie verbeteringen behalen. Willen jij en je collega’s nog meer leren over dit onderwerp? Dan hebben we een toffe incompany workshop voor jullie. Met onze workshop Baas in eigen inbox leer je alles over de functionele kant van e-mail én over het verbeteren van jouw mindset met betrekking tot e-mailen.
